Odpowiedzialność za zorganizowanie wycieczki zagranicznej ponosi dyrektor szkoły/placówki zgodnie z zapisem art. 68 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 900 ze zm.).
- Uczniowie będący cudzoziemcami pochodzącymi z państw trzecich, uczestniczący w wycieczce szkolnej do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej na zasadach określonych przez przepisy Unii Europejskiej, są objęci listą „lista podróżujących dla wycieczek
w Unii Europejskiej” sporządzonej przez dyrektora szkoły – wzór listy podróżujących dla wycieczek w Unii Europejskiej stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 10 października 2014 r. (Dz. U. poz. 1476). Dane dotyczące cudzoziemców objętych „listą podróżujących dla wycieczek w Unii Europejskiej” oraz ich prawo do ponownego wjazdu
na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej potwierdza, na wniosek dyrektora szkoły, wojewoda właściwy dla siedziby szkoły. Powyższe zasady obowiązują także osoby legitymujące się Kartą Polaka. - Uczniowie będący obywatelami Rzeczypospolitej Polskiej, podczas przekraczania granicy państwowej oraz podczas pobytu na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej obowiązani są do posiadania dokumentu do tego ich uprawniającego, tj. paszportu lub dowodu osobistego (legitymacja szkolna to dokument, który wystarcza wyłącznie
do podróżowania uczniów na terenie Polski. Nawet krótki wyjazd na wycieczkę poza granice kraju – na przykład do Pragi, wymaga posiadania ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Takim dokumentem może być dowód osobisty albo paszport). - W celu dodatkowego zapewnienia bezpieczeństwa wyjeżdżającym dyrektor szkoły/placówki może zgłosić wyjazd w serwisie Ministerstwa Spraw Zagranicznych „Odyseusz” (gov.pl). Zgłoszenie wyjazdu w powyższym systemie sprawi, że placówka dyplomatyczna lub konsularna wiedzieć będzie o pobycie uczniów na terenie danego państwa. Pozwoli to służbom konsularnym na nawiązanie z nimi szybkiego kontaktu oraz umożliwi udzielenie w razie potrzeby skutecznej pomocy. Rejestracja i korzystanie z portalu są dobrowolne i bezpłatne. Ponadto przed planowanym wyjazdem należy zapoznać się z bieżącymi informacjami i ostrzeżeniami związanymi z wyjazdem do danego kraju.
Wyjazdy organizowane w czasie wolnym od zajęć szkolnych tj. w okresie ferii zimowych i ferii letnich oraz zimowej i wiosennej przerwy świątecznej podlegają zgłoszeniu, jako forma wypoczynku dzieci i młodzieży. Zasady zgłaszania wypoczynku dzieci i młodzieży dostępne są na stronie internetowej Kuratorium Oświaty w Katowicach http://kuratorium.katowice.pl/ Zakładka Załatwianie spraw/ Karty informacyjne o sposobie załatwiania spraw/ Karta informacyjna nr 9.